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合同管理系统解决方案
1合同管理系统介绍                                                          
合同管理是企业经营管理基础工作上的重要内容,通过加强管理,规范企业合同的签订和履行,能够有效防范风险、优化管理、降低成本、提高效益。
合同管理系统采用一体化建设模式。通过我们对各领域合同情况的综合了解,抽象出不同领域合同信息所共有的核心要素,形成了一个强大的合同管理系统,其中包括合同拟定、合同审批、合同生效、合同存档、合同变更、合同履约、合同结算、合同信息的统计分析、集成短息平台等功能。由于我们的系统提供了大量的扩展性和灵活性,对于新领域的加入,我们可在现有的核心功能基础上,针对新领域合同信息的特点进行系统维护,即可实现对新领域合同信息及业务流程的支持。
2、合同管理系统的功能                                                          
合同管理系统的开发,极大地方便合同管理人员进行业务操作,其主要功能结构如下图所示:
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(1)拟定合同草稿阶段:为了能够通过无纸化办公的管理方式,达到提升工作效率、降低管理成本,本系统设计两种模式的合同文档录入,辅助用户快速完成合同文档生成。
一是标准合同:用户只需填写合同关键性要素即可自动生成合同文档,如:甲、乙方公司名称等;
二是框架合同:将合同文档按照通用框架列出,提供备选内容,用户通过选择框架模板可快速完成自定义合同的生成,如:付款条件、违约条款等。
(2)初审合同草稿阶段:拟定合同草稿的过程中,为了预防漏掉合同内容或者合同内容填写不规范,系统可以通过预审提示辅助起草人完成合同的拟定,避免提交审核后被打回,从而节约时间成本。系统维护同类合同的公共信息,做为电子预审的标准化模板。合同录入内容与标准化模板进行比对,对于存在未填写或者填写错误的,系统给出友好性提示。
(3)确定合同内容阶段:合同实现逐级审核功能减少可能产生的法律纠纷,结合公司对合同管理实际流程实现如下环节的审批,例如:合同拟定、合同生效、合同变更和合同结算等。另外,系统存在审批流程,就会有操作人员的待办事项,该处增加系统工作平台,显示待办事项功能。
(4)合同存档和合同履约过程中,可能出现合同变更。合同变更需要走审批流程。
(5)合同统计分析:合同文本中涵盖大量的信息,可以从不同的维度获取到各类统计数据。如:合同执行情况统计、付款计划情况统计和合同状态与金额分布统计等。
(6)合同履约阶段:该阶段即为合同执行阶段,对合同中说明的责任完成情况进行监控。如合同成本、合同时间、合同范围、可能存在的风险等。
(7)合同结算:合同付款和发票管理可以与财务系统对接。
(8)短信平台集成:主要实现两方面功能。一方面将业务过程中的待办事项、收付款和审批等信息,通过短信及时提醒给操作人员。另一方面可实现移动办公,接到信息的工作人员可即时回复信息实现待办处理或者通过短信中的地址链接直接进入办公页面进行相关业务处理。
(9)合同对方的基本信息、评级信息、相关项目、相关合同和资金统计等内容维护,对合同对方的资质、信誉和能力进行综合评估,规范了合同对方的管理,也可预测合同对方当前竞争力和未来近几年的发展潜力,为采购或签订合同前提供数据参考,避免风险。
3、合同管理系统的特点                                                          
(1)  以客户为中心,以合同拟定为线索,提供全方位的合同管理功能;
(2)  系统提供了集成短信平台功能,帮助各岗位人员及时了解合同进展情况及待办事项处理情况;
(3)  系统提供合同拟定、审批、生效、履行和归档等环节的管理,加强企业经济活动的监控力度,避免不必要的经营风险;
(4)  业务、法务、财务一体化,降低了各个部门对接的巨大成本开销;
(5)  系统在合同类型、合同模版、付款情况、合同变更、流程变化、参数配置、管理人员岗位、各岗位权限等方面提供了大量的扩展性和灵活性。
4、系统适用领域                                                        
该系统针对合同管理业务而设计,具有较强的实用性,在进行业务处理的同时可以提高合同签订效率,帮助各岗位人员及时了解合同拟定信息及执行信息,提高各部门对接效率,从而提高企业对合同的规范管理。
由于该系统设计全面,扩展性、灵活性极强,它可适用于各种涉及签署合同的领域,如保险领域、银行领域、政府领域、媒体领域、邮政领域、公共卫生、能源领域、民航领域等,对提高合同管理的规范性、各部门协调性、合同履行过程的风险性把控有很大的帮助。
5、系统部署架构及运行环境                                              
系统部署建议采用集中式部署方式进行部署(系统也能支持分布式部署方式),方面机构进行统一的业务操作和管理,系统采用JAVA Enterprise Edition平台开发,采用JDK 5.0以上版本,能兼容ORACLE、DB2、SQLServer等数据库和Tomcat、Weblogic、Websphere等应用服务器产品,可运行在Windows、Linux、Unix等所有兼容JAVA平台的操作系统上。

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